Votre métier
Nos solutions pour le bureau d'études
L’analyse technique et le bon fonctionnement administratif sont les domaines qui contribuent à la bonne marche d’un bureau d’étude. Leurs activités nécessitent une gestion particulière qui leur est propre.
Bureau digitalisé
Les domaines d’activité sont variés pour les bureaux d’études : architecture, urbanisme, conseils, génie civil, industrie, informatique, environnement… mais les attentes en matière de fonctionnement organisationnel restent les mêmes.
Il n’est aujourd’hui plus envisageable pour un bureau d’étude de perdre de nombreuses heures sur la gestion administrative de ses dossiers, ou encore sur la visualisation de ses indicateurs de rentabilité. Chaque moment passé sur une affaire est compté et doit se dérouler de façon fluide. Gestion de projet, mobilité, équipements spécifiques, sécurité et confidentialité des données… Optez pour des solutions dédiées à votre métier.
Visualiser la rentabilité des affaires
Assurer la sécurité des données
Faciliter la mobilité des collaborateurs
Suivre efficacement les dossiers et dépenses
Dématérialiser & gérer les flux documentaires
Nos solutions
La transformation digitale des bureaux d'études
Gestion des projets / affaires
Gestion des projets/affaires
Nombreux sont les obstacles à une gestion de projets idéale. Retards et ressaisies, ressources non optimisées, multiplication des outils, suivi des heures aléatoire… Les outils digitaux offrent bien heureusement des solutions à ces problématiques.
Outil de gestion de projet
Installez un outil de gestion de projet & d’affaires dans le but d’organiser et de suivre l’ensemble d’un projet, de son démarrage à sa fin. Optimisez votre suivi et vos process, gérez les tâches et le temps passé de vos collaborateurs, générez vos devis, améliorez votre rentabilité et pilotez votre activité, le tout en quelques clics, et sur un outil unique !
Application de planification
Gérez vos équipes de façon digitale, de A à Z : planification, suivi des congés, visualisation des absences… La répartition de vos ressources devient beaucoup plus simple en ayant la possibilité de visualiser de façon claire quel collaborateur est assigné à quelle mission, et combien de temps il y passera. Les urgences de dernière minute deviennent plus sereines !
Mobilité
Mobilité
Les déplacements font partie du quotidien des bureaux d’études, et les problématiques qui en découlent également ! Entre très nombreuses notes de frais, problèmes d’accès à la donnée à distance et suivi des clients encore beaucoup trop souvent sur papier, la gestion des déplacements et des documents qui en découlent est fastidieuse.
Notes de frais
Déclarez vos notes de frais à distance, à l’aide d’une application mobile : une photo et hop ! tout est reconnu automatiquement. Côté administratif, la validation des demandes est acceptée ou refusée en quelques clics, et l’intégralité des dépenses de vos équipes est visible intuitivement.
CRM
Soyez en mesure de consulter et de mettre à jour les informations de vos clients à n’importe quel moment et depuis n’importe où. Au bureau, chez le client ou dans votre train, les informations ne sont pas ressaisies une énième fois après votre rendez-vous : voilà du temps gagné !
Gestion des interventions
Évitez le papier au maximum en digitalisant les process de vos interventions. Bons d’intervention, compte-rendus, prises de côtés et analyses passent ainsi au format digital pour un meilleur suivi. Vos techniciens accèdent à toutes les informations, à tout moment.
Microsoft Teams
Favorisez le travail collaboratif de vos équipes ! Discussions instantanées, réunions en visioconférence, accessibilité aux documents… Le collaboratif permet une meilleure communication et plus de réactivité, au bureau ou à distance.
Equipement
Équipement
La performance est une notion immanquable quand on parle d’équipements IT avec un bureau d’études. Les logiciels métiers gourmands, les grands formats de documents et le partage de l’information ne peuvent être négligés.
Stations de travail & écrans XL
Disposez d’une station de travail puissante et adaptée à vos outils métier, afin de pouvoir travailler de façon fluide au quotidien. Couplez ces postes performants avec des écrans ultra-larges pour permettre une meilleure lecture des plans.
Environnement hybride
Optez pour des solutions accessibles de partout ! Grâce au cloud, utilisez vos applications administratives et de gestion en version hébergée : vos données sont accessibles en tout temps et partout. Vos outils de CAO et DAO, très gourmands, restent quant à eux en local.
Traceurs & grande impression
Imprimez des plans et notices en taille réelle, ou à une échelle suffisamment grande pour les rendre lisibles, annotables, et consultables pour plusieurs personnes à la fois. Fini les plans imprimés sur plusieurs feuilles A3 scotchées ensemble !
Tablettes & écrans dynamiques
Rassemblez-vous autour d’un visuel ou d’un plan, que vous soyez au sein du bureau d’études, chez un client, ou avec vos collègues de l’atelier. Annotez vos documents en direct pendant vos échanges pour partager l’information et travaillez avec vos applicatifs métiers en mobilité.
Sécurité des données
Sécurité des données
Vos clients vous confient de précieuses données, qu’il est impératif de garder confidentielles : la perte de documents et la multiplication de versions semées au grès du vent ne sont plus des options. Que vous soyez au bureau ou en situation de mobilité, assurez-vous de la sécurité des informations sur lesquelles vous travaillez.
Coffre-fort numérique
Garantissez la sécurité, la confidentialité et la valeur des documents échangés avec vos clients en passant par le stockage dans un coffre-fort numérique certifié. L’intérêt est particulièrement élevé dans le cadre de la protection de brevets !
Gestion de flux documentaires
Évitez les doublons de fichiers et mettez en place des workflow de validation pour simplifier vos flux métiers. Vos documents sont classés rapidement et simples à retrouver, et vous pouvez les partager, aussi bien en interne qu’en externe, en quelques clics.
Authentification multi-facteurs & sécurité
Demandez une authentification multi-facteurs afin de vous assurer de l’identité du collaborateur et de la véracité de sa demande d’accès. Misez sur une sécurité accrue de l’ensemble de votre SI en mettant en place des solutions de sécurité complètes.
Démarche
Transformez votre BE
ANALYSE ET DIAGNOSTIC
TRANSFORMATION
SUIVI ET PILOTAGE
Mettre en place les bons outils de suivi pour piloter le projet et axer les prochaines décisions.
FORMATION ET ACCOMPAGNEMENT
Former vos équipes et devenir autonome sur la prise en main de chaque outil. Accompagner vos collaborateurs dans leur maturité digitale.
CECM (Cabinet d’Études de la Construction Métallique), bureau d’études basé à Nantes, accompagne quotidiennement les professionnels du bâtiment dans la réalisation de leurs projets.
Expérience
Ils se sont transformés
Améliorer la rentabilité des affaires
Les enjeux de CECM étaient d’avoir un suivi complet de leurs affaires, du début à la fin ; de se passer d’Excel pour éviter les ressaisies et les tableaux dans tous les sens ; de faciliter la saisie des heures des collaborateurs via le web.
La réponse OCI : La mise en place d’un applicatif de gestion en format web et mobile, avec bilan d’affaires complet et alimenté de manière instantanée par les temps des collaborateurs.
Expérience client Extencia !
Cabinet d’expertise comptable à Bordeaux, Paris et Lyon - 200 collaborateurs
