La gestion des flux documentaires est la version améliorée de la GED traditionnelle, elle se développe. Zoom sur tout ce qu’elle peut vous apporter!
C'est quoi un flux documentaire ?
La Gestion des processus documentaire, est le procédé informatique qui permet d’organiser, de contrôler et de gérer les informations et les documents électroniques au sein d’une organisation. Cet outil a pour objectif de suivre un document sur tout son cycle de vie : création/acquisition, classement, stockage, modification, révision, validation, archivage, voire même suppression ! Descendant de la GED (gestion électronique de documents) qui offrait uniquement le stockage et le référencement de vos documents, la gestion des flux vous permet de les faire vivre et de faciliter le partage.
Quels sont les objectifs ?
L’objectif principal d’une gestion des flux de documentaires est de référencer l’ensemble des documents de manière unifiée pour toute l’organisation et tous les collaborateurs. On parle ici bien entendu des documents numériques, mais aussi des documents d’origine physique !
La mise en place d’un tel outil a aussi pour objectif la sécurisation de l’ensemble des documents, tout en facilitant leur accès et leur partage pour une collaboration efficace dans l’organisation.
Pourquoi gérer mes flux documentaires ?
Les atouts d’une gestion de vos processus documentaires pour les PME et TPE sont nombreux. En effet, ne vous êtes vous jamais dit que vous aviez trop de documents éparpillés et mal rangés et que vous passiez trop de temps à les chercher ? Que vous ne savez jamais quelle est la dernière version de votre document ? Ou encore que vous aimerez avoir accès à vos documents dans le train ?
Zoom sur les 5 enjeux principaux auxquels cet outil répond :
1. Maîtriser, consolider et centraliser les documents papiers et numériques.
- Stocker électroniquement ses documents dans plusieurs espaces cloisonnés ou non,
- Les méthodes d’import de documents sont multiples pour s’adapter aux différents usages,
- Mise en place d’un plan de classement adapté à l’entreprise pour faciliter la recherche.
2. Augmenter le partage des documents et leur versionning
- Création et modification de documents avec les outils associés (Powerpoint, Word, Excel..), directement depuis la GED,
- Système de versioning afin de garder une traçabilité de toutes les modifications apportées,
- Partage de documents en interne mais également en externe avec accès sécurisé et restreint dans le temps.
3. Sécuriser les données de l'entreprise
- Notion de droits d’accès aux différents espaces de stockage ou documents,
- Les documents peuvent être verrouillés à la modification par exemple en fin de workflow ou suite à une diffusion,
- Les documents partagés en externe le sont avec limitation d’accès dans le temps et protection par mot de passe.
4. Augmenter la productivité des utilisateurs grâce à un accès et une recherche optimisée
- Les données utiles à l’indexation des documents sont définies au début du projet GED,
- La recherche peut se faire selon ces informations ou selon le contenu des documents grâce au full-text.
5. Automatiser vos flux de documents grâce à des workflow
- Mise en place de workflows pour assurer et suivre le passage du document par certaines étapes clés,
- Chaque étape a son panel d’actions possibles pour l’utilisateur et un utilisateur peut être affecté à chaque étape,
- On peut définir un verrouillage automatique à certaines étapes du workflow.
Prenons l'exemple du traitement du courrier
Comment fluidifier les échanges internes ?
La gestion du courrier est une problématique récurrente au sein des organisations. Une fois votre courrier déposé à l’accueil, il lui faudra certainement plusieurs heures avant d’arriver sur le bon bureau. L’erreur étant humaine, il est possible qu’il n’arrive jamais à destination.
Un outil de gestion des documents (GED), de part la mise en place d’un workflow, permettra à votre hôtesse d’accueil de scanner et d’envoyer directement le document à la bonne personne de manière numérique, celle-ci pourra ensuite classer son document (une facture par exemple) dans la bannette correspondante et l’envoyer pour validation ou la valider elle-même.
Les échanges sont plus rapides et le risque amoindrit. De plus, le document sera ensuite référencé dans la votre outil et disponible pour les collaborateurs autorisés.
