Dès 2025, la facture électronique obligatoire s’imposera pour les paiements entre entreprises. L’application progressive de cette mesure démarrera dès 2023, mais pourquoi attendre le dernier moment pour digitaliser votre traitement des factures?
La facture électronique obligatoire, c'est quoi ?
La facture électronique n’est pas une simple facture papier qui passer par une étape de numérisation. Il s’agit d’une facture qui a été émise, transmise et reçue sous une forme électronique structurée, qui permet son traitement automatique et électronique (définition de la Directive 2014/55/UE du parlement européen et du conseil du 16 avril 2014).
Concrètement, cela veut dire que vos factures seront envoyées au format PDF, après avoir passé plusieurs étapes de sécurité qui garantissent leur valeur. Votre facture n’a donc pas besoin d‘exister au format papier pour être valable. On parle aujourd’hui de facture électronique obligatoire car sa mise en place à l’échelle de toutes les entreprises françaises vient d’être imposée par l’Etat.
Outre la digitalisation des supports et la volonté de l’Etat de moderniser les process des entreprises françaises, la facture électronique obligatoire a avant tout vocation à lutter contre la fraude à la TVA.
Quelles sont les obligations légales ?
Que ce soit au niveau des délais de mise en place, ou des caractéristiques techniques des documents, le déploiement de la facture électronique est très encadré. Zoom sur les informations que vous devez avoir à l’esprit.
Les délais de mise en place ?
Pour bien comprendre toutes les étapes de la mise en place de la facture électronique obligatoire, nous vous proposons une petite chronologie des faits :
- 2019 : La loi de finances 2020 annonce l’obligation de mise en place de la facture électronique pour toutes les entreprises, en 2025. Ce déploiement sera néanmoins progressif, et démarrera dès 2023.
- 2020 : Toutes les entreprises ayant des collectivités ou l’Etat comme clients doivent être en mesure de leur transmettre des factures au format électronique. Cette mesure s’applique à toute structure travaillant avec un organisme public, peu importe la taille de la société.
- 2023 : Les grandes entreprises ont l’obligation d’émettre leurs factures au format électronique. En parallèle, toutes les entreprises doivent accepter ce nouveau format pour leurs factures entrantes.
- 2024 : Vient le tour des ETI (entreprises de taille intermédiaire) d’envoyer leurs factures dans ce nouveau format.
- 2025 : Les dernières sociétés concernées par cette mise en place de la dématérialisation sont les PME (petites et moyennes entreprises) et les TPE (très petites entreprises).
Les règles à respecter
Vous vous en doutez, la mise en place de la facture électronique obligatoire est très encadrée ! D’autant plus lorsque l’on sait que son déploiement est justifiée par le contrôle des factures et la lutte contre la fraude. Pour être valable, une facture au format PDF doit respecter trois critères : l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité.
- Authenticité : Vous devez être en mesure de garantir l’identité de l’émetteur du document.
- Intégrité : Comme une facture « classique », au format papier, la facture doit être impossible à modifier.
- Lisibilité : Les factures transmises doivent être compréhensibles facilement.
La notion d’archivage joue aussi un rôle très important. Vous devez en effet être en mesure de stocker vos factures dématérialisées durant le délai légal de conservation imposé par l’administration publique, à savoir 11 ans.
L’utilisation d’un coffre-fort numérique vous permettra de garantir la valeur probante de vos documents, ce qui signifie que vous respecterez ainsi tous les critères cités ci-dessus.
Comment fonctionne la facture électronique ?
Parce qu’une image vaut mille mots, nos experts vous ont préparé un schéma explicatif du fonctionnement de la facture électronique !
Le processus de facture électronique est relativement simple : les factures, qui proviennent soit d’un import PDF, soit de l’outil de facturation, sont déposées dans le portail de gestion des factures électroniques. Ce portail transforme les factures afin de respecter les contraintes légales, et archive au même moment les documents dans le coffre-fort de l’entreprise. Les factures sont ensuite envoyées au client, par mail pour un établissement privé, ou via Chorus pro pour un établissement public.
Petite précision quant à notre schéma : la partie « Si refus du client » n’est bien entendu valable que jusqu’en 2023, date à laquelle l’acceptation de ce type de document deviendra obligatoire pour toutes les structures.
Quels sont les avantages pour mon entreprise ?
Le premier avantage que nous pourrions citer est sans équivoque le gain de temps, et cela à plusieurs niveaux. Prenons par exemple le temps de traitement d’une facture. Le passage à la facture électronique représente un gain de 60 à 80% de temps de traitement, ce qui est énorme ! Bien évidemment, cette économie de temps passé se répercute directement sur votre service administratif, dont l’optimisation du temps est donc accrue. Enfin, il est également intéressant de savoir que la facture électronique engendre une accélération du délai de règlement de vos factures : leur traitement étant plus rapide, leur paiement intervient plus tôt qu’avec une facture papier classique !
Un autre avantage indéniable est le lien direct avec votre outil de facturation. Les démarches administratives sont ainsi grandement simplifiées, puisque les étapes facturation – facture électronique – envoi s’enchaînent de façon simple et en partie automatique. Les tâches de votre service facturation ne sont ainsi pas décuplées.
Enfin, la facture électronique donne une image digitale à votre société. Sa mise en place anticipée peut ainsi valoriser votre image auprès de vos clients et prestataires.
