Dématérialiser
la gestion des notes de frais
Dématérialiser la gestion de vos notes de frais
La gestion des notes de frais est un processus chronophage et fastidieux pour de nombreuses entreprises. Entre la collecte des justificatifs, la saisie manuelle des données et les allers-retours pour validation, le traitement des notes de frais peut rapidement devenir un cauchemar administratif. C’est pourquoi OCI propose une solution de dématérialisation des notes de frais, permettant de simplifier et d’automatiser l’ensemble du processus.
Pourquoi
dématérialiser vos notes de frais ?
- Gain de temps : Terminé la saisie manuelle des données et la recherche des justificatifs papier. Tout est centralisé et automatisé.
- Réduction des erreurs : En éliminant les ressaisies, on limite les risques d’erreurs et on fiabilise le processus.
- Traçabilité accrue : Toutes les étapes du processus sont tracées et archivées numériquement.
- Validation simplifiée : Les workflows de validation sont automatisés et les échanges facilités.
- Économies réalisées : La dématérialisation permet de réduire les coûts liés à la gestion des notes de frais (impression, envoi, archivage…).
Gérer
en un clin d'oeil !
Saisie
Le collaborateur prend en photo ses justificatifs avec son smartphone, qui sont automatiquement intégrés. Il complète si besoin les informations (montant, TVA…).
Soumission
En un clic, la note est transmise pour validation au manager qui est notifié.
Validation
Le manager valide la note, éventuellement après avoir demandé des compléments. Des workflows de validation multi-niveaux peuvent être paramétrés.
Remboursement
Une fois validées, les notes sont transmises en comptabilité pour remboursement et intégration dans le logiciel comptable. Tout est automatisé.
Archivage
Les notes sont stockées de façon sécurisée et légale pour les audits et contrôles fiscaux.
Gestion des notes de frais
Simplifier les process pour tous les collaborateurs
Tout le cycle est dématérialisé, collaboratif et fluide. Chacun y gagne, des collaborateurs jusqu’aux équipes comptables et financières en passant par les managers.
expérience utilisateur optimale
Avec une application mobile intuitive, la saisie des notes de frais devient un jeu d'enfant pour vos collaborateurs. Quelques clics suffisent !
Tableau de bord
Grâce au reporting intégré, visualisez facilement vos dépenses par projet, client, catégorie… Idéal pour piloter vos coûts.
Des fonctionnalités avancées
Gestion des avances, ventilation analytique, paiement des notes par carte virtuelle… Nos options répondent à tous vos besoins.
Un accompagnement dédié
Nos experts vous assistent avant, pendant et après votre projet pour une adoption réussie. Profitez aussi de formations et de supports adaptés.
1
justificatis
obligatoires
Exigez des justificatifs (tickets, factures) pour chaque dépense afin de garantir leur conformité et éviter les abus.
2
Limites des dépenses
Définissez des plafonds clairs pour chaque type de dépense (repas, transport, hébergement).
3
Délai de remboursement
Respectez un délai de remboursement raisonnable et fixé dans la politique interne pour garantir les droits des salariés.
4
Conformité avec les charges sociales
Assurez-vous que les remboursements de frais professionnels sont conformes aux règles sociales.
L'aspect légal
De la dématérialisation de la gestion des notes de frais
La dématérialisation des notes de frais impose des obligations légales pour assurer la validité des justificatifs numériques et la conformité fiscale. Les entreprises doivent pouvoir garantir l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité des documents numérisés via un procédé certifié, afin d’assurer que chaque justificatif reste identique à l’original. Ces documents doivent être conservés pendant au moins 6 ans, conformément au Code général des impôts, ce qui nécessite des mesures de sécurité pour éviter toute perte ou altération.
Ils en parlent
La gestion des notes de frais dématérialisée
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TEMPS DE LECTURE :
- 5 min
Pourquoi ?
Passer à la dématérialisation
des congés
