Tout le monde connaît la suite Office 365 de Microsoft, rebaptisée Microsoft 365, mais l’intérêt de l’utilisation de tous les outils qui la composent reste parfois flou. Reprenons ensemble tous les avantages que la suite M365 peut vous apporter.
Pourquoi choisir Office 365 pour la collaboration d'entreprise ?
Microsoft 365 est une suite d’outils de productivité en ligne qui favorise le travail d’équipe dans le cadre de la collaboration d’entreprise. Les applications intégrées comme Word, Excel, PowerPoint, Microsoft Teams et Outlook offrent des fonctionnalités familières de tous, mais améliorées pour répondre aux besoins de l’entreprise moderne.
Partage de documents, co-création de contenu, et collaboration en temps réel sont les trois grands points clés à retenir lorsque l’on parle de M365 !
📝 La différence que peut apporter un outil collaboratif
Un outil collaboratif comme la suite Microsoft 365 peut faire une différence significative dans le travail d’équipe au sein d’une entreprise. Il permet une communication plus fluide entre les équipes, ce qui peut améliorer la coordination et l’efficacité. De plus, grâce à OneDrive et SharePoint, le partage de documents et la co-création de contenu sont facilités, ce qui peut réduire les erreurs et les malentendus.
En outre, un outil collaboratif peut aider à automatiser les processus d’entreprise. Par exemple, avec Office 365, les équipes peuvent configurer des flux de travail automatisés pour les tâches courantes, ce qui peut libérer du temps pour des activités plus stratégiques.
De plus, grâce au planning partagé, la gestion des projets est plus efficace, avec un suivi précis des tâches et des échéances.
Enfin, un outil collaboratif peut améliorer l’engagement des employés. En facilitant le travail d’équipe et la communication, il peut aider à créer un environnement de travail plus inclusif et dynamique. Cela peut à son tour conduire à une plus grande satisfaction au travail et à une meilleure rétention du personnel.
💬 Une communication entre collaborateurs améliorée grâce à la suite M365 !
Microsoft 365, avec ses applications telles que Outlook, Microsoft Teams, OneDrive et SharePoint, favorise une communication efficace et soutient le travail d’équipe dans les entreprises. Il offre une plateforme unifiée pour le partage de documents, le planning partagé, la co-création de contenu et bien plus encore.
M365 facilite les échanges, optimise la collaboration et améliore la productivité grâce à ses fonctionnalités avancées. En plus de ses fonctionnalités de base, Office 365 s’intègre facilement avec d’autres outils et applications, permettant de centraliser toutes vos communications en un seul endroit.
Vos collaborateurs passent beaucoup moins de temps à retrouver des documents ou des échanges, tous les outils étant interconnectés entre eux. La communication entre équipes devient ainsi plus fluide et prend d’elle même une place plus importante qu’auparavant !
🚀 Microsoft, à la pointe des changements organisationnels majeurs
L’Intelligence Artificielle a chamboulé le quotidien des entreprises depuis plusieurs mois. Avec l’arrivée en force de ChatGPT, et ainsi de l’accessibilité au grand public à cette technologie, nos entreprises se doivent de suivre cette tendance technologique, et de se l’accaparer au plus vite afin de profiter de ses avantages.
Cette évolution de nos façons de travailler peut sembler impressionnante, voire même effrayante, lorsqu’on ne maîtrise pas le sujet. Microsoft a ici choisi d’intégrer l’IA directement dans ses outils, de façon transparente pour l’utilisateur, afin de simplifier sa prise en main, de la rendre accessible à toutes les structures et ainsi de faire profiter à tous des opportunités que l’IA offre !
Zoom sur les applications et fonctionnalités clés de la suite Microsoft 365
📧 Outlook, une référence en messagerie
Présente-t-on encore Outlook ?! Outlook, l’un des outils les plus connus et les plus utilisés d’Office 365, est une solution de messagerie de référence qui facilite la communication et le travail d’équipe. Avec Outlook, vous pouvez envoyer des emails, planifier des réunions grâce au planning partagé, gérer vos contacts et suivre vos tâches, le tout à partir d’une seule et même plateforme. Et bien entendu, toutes ces fonctionnalités sont accessibles sur votre ordinateur, votre tablette ou votre mobile, en application ou en version web. Une moyen simple d’accéder à toutes ses informations, peu importe sa localisation !
🤝 Microsoft Teams, un hub pour le travail en équipe
Microsoft Teams, une autre application clé d’Office 365, est conçue comme un hub pour le travail en équipe. Teams facilite la co-création de contenu, améliore la productivité et centralise les communications de votre équipe. Avec Teams, vous pouvez créer des canaux de communication dédiés pour différents projets, départements ou équipes. Vous pouvez partager des fichiers, organiser des réunions via le planning partagé d’Outlook, discuter en temps réel et bien plus encore, le tout à partir d’une seule et même plateforme.
Grâce à son intégration avec d’autres applications et services Office 365, Teams permet de centraliser toutes vos communications en un seul endroit. Vous pouvez ainsi accéder à tous vos documents, notes, tâches et conversations à partir de n’importe quel appareil, à tout moment et en tout lieu. Enfin, Teams offre une interface utilisateur intuitive et facile à utiliser, ce qui facilite l’adoption par tous les membres de votre équipe. Et avec des options de personnalisation et de gestion avancées, vous pouvez adapter Teams à vos besoins spécifiques, pour une communication encore plus efficace.
📄 SharePoint : au-delà de la collaboration documentaire
SharePoint, autre outil clé d’Office 365, est une plateforme de partage de documents qui va au-delà de la simple gestion de fichiers. SharePoint permet aux équipes de collaborer sur des documents, de partager des informations et de co-créer du contenu, tout en garantissant la sécurité des données.
Avec SharePoint, le travail d’équipe devient plus fluide et plus productif. SharePoint offre également des fonctionnalités avancées, telles que la gestion de contenu d’entreprise. De plus, grâce à son intégration avec OneDrive et Outlook, SharePoint permet aux utilisateurs de stocker, partager et accéder aux documents à partir de n’importe quel appareil, et de synchroniser les calendriers pour un planning partagé efficace.
📂 OneDrive : la co-création et le partage en temps réel
OneDrive Entreprise est un autre outil puissant d’Office 365 qui facilite la co-création de contenu en temps réel. Avec OneDrive, les utilisateurs peuvent stocker, partager et collaborer sur des documents dans le cloud. Cela signifie que les utilisateurs peuvent accéder et modifier les documents de n’importe où, à tout moment, ce qui est particulièrement utile pour le travail d’équipe et le partage de documents.
La co-création en temps réel sur OneDrive Entreprise permet aux utilisateurs de travailler ensemble de manière plus efficace et productive. Les utilisateurs peuvent voir les modifications apportées par d’autres en temps réel, ce qui aide à éviter les confusions et les conflits. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour le partage de documents et le planning partagé.
Pour maximiser l’utilisation de la co-création en temps réel sur OneDrive Entreprise, il est recommandé de former les utilisateurs sur la façon d’utiliser efficacement cette fonctionnalité. Il peut également être utile de mettre en place des politiques et des procédures pour gérer l’accès et les permissions sur OneDrive Entreprise, afin de garantir la sécurité et la confidentialité des documents.
🎙️ Yammer, votre réseau social professionnel
Yammer est un réseau social professionnel intégré à Office 365. Il offre un espace sécurisé et privé où les employés peuvent discuter, partager des idées et des ressources, et travailler ensemble sur des projets.
Avec Yammer, vous pouvez créer des groupes de discussion pour des projets spécifiques, des départements ou des équipes. Vous pouvez également partager des fichiers, des images et des vidéos, et suivre les conversations et les mises à jour des autres membres de l’équipe.
Yammer s’intègre parfaitement avec d’autres outils de la suite Office 365, comme SharePoint et Microsoft Teams, pour une collaboration encore plus efficace. Il peut aider à améliorer la communication interne, à favoriser le travail d’équipe et à encourager l’innovation en permettant aux employés de partager leurs idées et leurs connaissances.
🗓️ Planner, pour la gestion des tâches
Planner est un outil de gestion des tâches intégré à Office 365. Il permet aux équipes de créer des plans, d’assigner des tâches, de suivre l’avancement des projets et de collaborer sur des documents. Avec Planner, vous pouvez organiser vos tâches en « bacs » pour une meilleure visibilité et un suivi plus facile. Vous pouvez également attribuer des tâches à des membres de l’équipe, ajouter des dates d’échéance, et suivre l’avancement du projet en un coup d’œil.
Planner s’intègre parfaitement avec d’autres outils de la suite Office 365, comme Microsoft Teams et SharePoint, pour une gestion des tâches encore plus efficace. Il peut aider à améliorer la productivité de l’équipe en fournissant une vue claire de l’avancement des projets et des tâches. Il peut également aider à faciliter la collaboration en permettant aux membres de l’équipe de travailler ensemble sur des tâches et des documents. Enfin, Planner peut aider à améliorer la gestion du temps en permettant aux équipes de suivre les échéances et de prioriser les tâches.
Comment bien mettre en place la suite Microsoft 365 dans son entreprise ?
🔍 Audit de l'existant et conseils
L’audit de l’existant est une étape cruciale dans la mise en place d’Office 365. Notre équipe d’experts s’attache à effectuer une analyse approfondie de votre infrastructure informatique actuelle, de vos processus de travail d’équipe et de partage de documents.
Nous identifions les domaines où Office 365 (notamment Microsoft Teams, Outlook, OneDrive et SharePoint) peut apporter des améliorations significatives et vous fournirons des conseils sur la façon de tirer le meilleur parti de la suite. L’identification d’éventuels obstacles à la mise en oeuvre d’Office 365 est également une étape clé, car il est important de développer une stratégie pour rassurer les utilisateurs quant à leurs freins.
⚙️ Mise en place et accompagnement
Ca y est, le temps est arrivé de déployer Office 365 dans votre structure ! De l’installation à la configuration, en passant par la migration des données, nos experts du digital vous accompagnent. Nous veillons à ce que le processus se déroule aussi facilement et efficacement que possible, minimisant ainsi les perturbations pour votre entreprise.
Enfin, nos experts de l’innovation digitale vous guident, vous et vos collaborateurs, dans l’utilisation de ces nouveaux outils, et dans les bonnes pratiques à mettre en place pour que ces nouveaux usages prennent une place à part entière dans le quotidien de vos équipes.
