Bulletin de paie électronique
Dématérialiser & sécuriser
Ah, les fiches de paie ! Un vaste sujets pour les services Ressources Humaines et Administratif, qui ont parfois des sueurs froides rien qu’en imaginant l’approche de la fin du mois. Et comme nous les comprenons ! Traitement des paies, impression des bulletins, mise sous pli, affranchissement manuel, archivage…
Toutes ces tâches demandent beaucoup de temps et d’énergie à des services bien souvent débordés. Et encore, nous n’avons pas abordé les pertes et copies de bulletins de salaire demandées par vos collaborateurs… Que diriez-vous de digitaliser tout ça et d’ôter la gestion des fiches de paie de votre liste de tracas ?
C'est quoi
Le bulletin de paie électronique
Le bulletin de paie électronique, ou fiche de paie électronique, est tout simplement l’équivalent numérique de son homologue papier, que nous connaissons en général tous très bien. La spécificité de son format implique néanmoins quelques points de vigilance supplémentaires : eh non, le bulletin de salaire électronique n’est pas un simple PDF que l’on transmet comme on le souhaite !
En tant qu’employeur, vous avez l’obligation de certifier l’authenticité de vos fiches de paie, d’assurer leur confidentialité, de fournir une plateforme d’archivage pour toute la durée de conservation légale imposée par l’Etat.
L’accompagnement d’experts de la paie et des ressources humaines assure une mise en place sereine, dans le respect des obligations fixées par le Gouvernement, et avec une approche terre à terre et adaptée aux problématiques quotidiennes du métier.
Gérer
en un clin d'oeil !
La simplification de sa gestion administrative
Quelques clics : voilà ce qui est nécessaire pour envoyer leurs bulletins de paie à l’ensemble de vos salariés.
Le gain de coût mais aussi de temps !
Fini l’impression, la mise sous pli, les timbres et autres étapes coûteuses en temps et en argent.
Un avantage en plus pour les collaborateurs
Vos collaborateurs peuvent profiter des fonctionnalités du coffre-fort électronique à titre personnel.
Bulletin de paie électronique
Simplifier les process pour tous les collaborateurs
Nos experts vous accompagnent dans la mise en place du bulletin de paie numérique dans votre structure. De l’analyse du projet à l’accompagnement de vos collaborateurs, les équipes OCI sauront vous conseiller sur chaque fonctionnalité du process de fiche de paie électronique.
Connexion à tous les outils de paie
Que votre paie soit gérée en interne ou externalisée, nous vous proposons une solution compatible avec tous les outils de paie du marché. Vos changements d'effectifs sont automatiquement pris en compte tous les mois.
Automatisation & reconnaissance
Nom du salarié, numéro de sécurité sociale, période de paie... Toutes ces informations sont reconnues de façon automatique par l'outil de bulletin de paie électronique. Bye-bye les ressaisies interminables !
Workflow de traitement
Une fois vos bulletins envoyés dans l'outil, un workflow de traitement permet la transmission automatique vers les coffres-forts entreprise et collaborateurs, ou au service RH pour impression en cas de refus du BPE par le salarié.
Coffre-fort numérique employeur
Certifié à valeur probante, le coffre-fort employeur permet d'assurer l'intégrité et la non-altération des données que vous y stockez. Vous assurez également l'archivage de vos fiches de paie pour la durée légale de 10 ans.
Coffre-fort numérique salarié
Les bulletins de paie électroniques y sont stockés durant 50 ans, ou jusqu'aux 75 ans du salarié. Celui-ci peut également profiter de cet espace personnel pour automatiser la réception et le classement de ses factures et documents personnels.
Signature électronique des documents
Garantir la conformité et l'authenticité des documents passe n'a jamais été aussi simple, grâce à la signature électronique ! Sa valeur est identique à une signature manuscrite et vous garantit donc l'intégrité de vos données.
1
Garantir l'origine de l'expéditeur
Signature électronique, horodatage, cryptage… Autant de moyens que nous mettons en place afin d’être capable de prouver l’origine et l’identité de l’expéditeur.
2
Prouver l'originalité et la traçabilité
En somme, garantir leur valeur probante pour pouvoir certifier l’intégrité et l’authenticité des données et informations figurant dans vos bulletins de paie.
3
assurer la confidentialité et la sécurité
C’est ici que le coffre-fort numérique entre en jeu ! Cet espace de stockage sécurisé des données répond à la norme française NF Z 42-025.
4
archiver les données durant x années
10 ans côté entreprise ; 50 ans côté salariés (ou jusqu’à ses 75 ans). Tout cela est encore une fois possible grâce au coffre-fort numérique.
L'aspect légal
Du bulletin de paie électronique
La mise en place des fiches de paie électroniques est strictement encadrée par la loi : l’aspect confidentiel de cette typologie de documents en fait en effet un sujet sensible. Les experts paie et ressources humaines OCI sont ainsi sensibilisés et formés aux attentes gouvernementales et aux étapes à respecter lors du déploiement des bulletins de paie digitalisés. Zoom sur les 4 grands principes imposés par le Gouvernement français en matière de gestion digitalisée des bulletins de salaire.
En chiffres
La dématérialisation des bulletins de paie
Ils en parlent
Le bulletin de paie électronique
Pour aller plus loin
Tous savoir sur le bulletin de paie électronique
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